Jak na projektové řízení e-shopu? To udělám zítra, to si zapamatuji, těm napíšu až tohle dodělám. Připadává vám to povědomé? S rostoucím počtem kolegů roste i počet věcí, které jsme si řekli, že uděláme a buď jsme na ně zapomněli, nebo jsme doufali, že je vyřešil někdo jiný. Mozek je sice skvělá houba na uchovávání dat, ale nemusíte ho zbytečně zasekávat. I Dudlu se v procesech rozrostl a tak jsme sáhli po českém nástroji Freelo, který nám slouží jako skvělá záložní paměť procesů a komunikace.

Jak na projektové řízení pomocí nástroje Freelo (Autor: Tomáš Zahálka)

K čemu je Freelo a projektové řízení e-shopu?

Mimo Freela existují i další nástroje, které mají trochu jiné funkce, ale my víme že většinu z nich nepotřebujeme. Otestoval jsem Asanu, Trello, Caflou, Evernote, Teamwork, různé To-DO listy, ale Freelo nám přirostlo k srdci pro svou přehlednost, jednoduchou strukturu, design a hravost s jakou můžeme nástroj ohýbat dle svých potřeb. V našem případě jsme potřebovali nastavit interní procesy, mít přehled kdo co dělá a vytvořit místo, kam se můžeme kdykoliv podívat pro rychlou zastupitelnost.

Projektové řízení a ukázka z Dudlu.cz (Zdroj: Freelo)

Vytvořili jsme si proto v rámci To-Do listu přehled všech úkolů zapsané jako „Tasky“. Protože jsme na e-shopu dva majitelé, máme interně stanovaná pravidla, že každý by si měl alespoň jednou úkol vyzkoušet, ale na starost ho bude mít jen jeden z nás. Tedy všechny naše procesy / úkoly jsme rozhodili na dva supervizory a pomocí štítků k nim přidali jména realizátorů (freelancerů, dobrovolníků atd.). Zní to jednoduše až primitivně, ale z vlastní zkušenosti na klientech vím, že se velmi často stávají situace, kdy jeden z majitelů má na starost téměř vše. Pak mu jen zvoní telefon od spolumajitelů kvůli každé prkotině, protože si neuměli zjednodušeně rozdělit kompetence a vytvořit manuály procesů.

V našem případě například platí, že pokud Ája, která se nám začala starat o FB / IG potřebuje nějaké přístupy, informace, založit vstupní stránky, poradit se, tak nebude psát všem, ale jen mně a mojí povinností je i kontrolovat výkon kanálu, starat se o fakturaci a plnění spolupráce. Naopak třeba blog má v plné kompetenci druhý spolumajitel David a veškeré články, optimalizace, výměna zpětných odkazů a monetizace jde na jeho zodpovědnost a komunikuje tak se všemi copywritery a linkbuildery.

Myslete na zastupitelnost, evidujte si postupy:

Tenhle postup nezapomenu, vždyť je to jasný. Teď ano, ale co za rok? Já vždy říkám, snažte se mít vše zdokumentované natolik, aby vás někdo (ideálně jeden ze spolumajitelů) dokázal efektivně zastoupit.

Návody, postupy, odkazy na přístupy. Kouknu na zadání a pokud už jsem si jednou proces vyzkoušel, tak si ho tím rychle oživím, případně mohu postup překopírovat a poslat na realizátora. Opět něco, co třeba fabriky mají za samozřejmost a používají tzv. návodky, ale e-shopisté dost často takovou přípravu podcení. Pak vám odejde zaměstnanec a vy netušíte jak dané věci dělal. Případně má jeden z majitelů dovolenou, tak mu zoufale voláte, protože potřebujete změnit banner a nevíte kde se to nastavuje.

Ukázka návodu v rámci tásku postproduktce blogu Dudlu (Zdroj: Freelo)

A jaké má Freelo další využití?

Do tásků nemusíte dávat jenom procesy, my tam máme další To-Do listy, které zahrnují různé jednorázové úkoly, databází významných dnů a zálohu popisků. V rámci druhé činnosti SEO / PPC specialisty mám zas tásky pro každého klienta zvlášť, uložené zde kopie odsouhlasených spoluprací, rozsekané celoroční úkoly na měsíce v rámci „SubTásků“ a štítky používám pro rychlý přehled komu máme kolik zlatek daný měsíc vyfakturovat. Freelo je české, začalo stejně jako Dudlu co by bokovka po práci, podporuje začínající podnikatele Free režimem, který vám dovolí mít až 3 projekty a 3 uživatele, tak ho určitě vyzkoušejte, nedržte v hlavě to co nemusíte a ať i vám e-shopy rostou!

Hlavní partneři projektu Dudlu.cz

[logo-showcase id=“5325″ title=“Dudlu“]

[supsystic-price-table id=24]

Klikněte na CHCI VÍCE a ponořte se do četby celého našeho seriálu