E-mail je skvělý nástroj na poslání zprávy. Horší nástroj na řízení e-shopu, kde na SEO, PPC, sociálních sítích a obsahu pracuje pět lidí a každý si myslí, že úkol leží u někoho jiného. Využijte promo kód pro Freelo TOMASZAHALKA15 na 15% slevu.

Projektové řízení e-shopu začne dávat smysl ve chvíli, kdy na projektu nepracuje jen majitel a jeden externista bokem. Jakmile máte SEO specialistu, PPC specialistu, správce sociálních sítí, copywritera nebo UX designéra, e-mailová komunikace začne být nepřehledná, roztříštěná a nebezpečně děravá.

V e-mailech se ztrácí důležité informace, zapadávají úkoly, špatně se hlídají termíny a nový specialista nevidí historii rozhodnutí předchozího týmu. Právě proto používáme na řízení e-shopů Freelo.

Jak na projektové řízení e-shopu pomocí nástroje Freelo (Autor: Tomáš Zahálka)

Co je projektové řízení e-shopu?

Projektové řízení e-shopu znamená, že si práci na e-shopu rozdělíte na konkrétní úkoly, odpovědné osoby, termíny a procesy. Neřešíte jen „něco by se mělo udělat“, ale přesně víte, kdo co dělá, do kdy to má být hotové, kdo má dodat podklady a kde se k tomu vede komunikace.

U e-shopu se projektové řízení týká hlavně marketingu, obsahu, redesignu, procesů a rozvoje. Typicky řešíte nové produkty, sezónní kampaně, SEO úpravy kategorií, PPC kampaně, sociální sítě, newslettery, blog, redesign, opravy feedů, přístupy, reklamace, automatizace nebo interní manuály.

Čím víc lidí se na e-shopu podílí, tím důležitější je mít jednu společnou paměť projektu. Jinak se informace ztrácí v e-mailech, chatech, telefonátech, poznámkách a v hlavě majitele.

🔎 SEO pro Shoptet e-shopy už od 15 000 Kč měsíčně (SEO tým: Tomáš Zahálka)

Proč e-maily nestačí na řízení e-shopu?

E-mail je dobrý na jednorázovou komunikaci, ale špatný na dlouhodobé řízení úkolů. Pokud si píšete s jedním specialistou, dá se to přežít. Jakmile ale do komunikace přibude SEO, PPC, SMM, copywriter, grafik, kodér a majitel, začne být nepřehledné, kdo má co udělat a do kdy.

V e-mailu se špatně pracuje s termíny, odpovědností a stavem úkolu. Někdo odpoví všem, někdo jen majiteli, někdo přeskočí přílohu, někdo si zprávu přečte v mobilu a zapomene, někdo založí vlastní vlákno s jiným předmětem. A za měsíc nikdo neví, jestli úkol vyšuměl nebo se dotáhl.

V projektovém nástroji má každý úkol své místo. Vidíte zadání, komentáře, přílohy, odpovědnou osobu, termín, checklist i historii. Když někdo nestíhá, je to vidět. Když je hotovo, odškrtne se to. Když se k tomu někdo nový vrátí za rok, nemusí se ptát „a proč jsme to tehdy neudělali jinak?“.

Sleva 15 % na Freelo pro všechny tarify: TOMASZAHALKA15

K čemu je Freelo v projektovém řízení e-shopu?

Testoval jsem různé nástroje jako Asanu, Trello, Caflou, Evernote, Teamwork nebo různé to-do listy, ale Freelo nám sedlo jednoduchostí, kvalitní strukturou a také nás baví, že za ním stojí český tým.

Freelo pro nás funguje jako záložní paměť e-shopu. Když někdo odejde, nový člověk vidí historii. Když se řeší stejný problém po roce, najdeme staré rozhodnutí. Když se dělá sezónní kampaň, můžeme si vzít loňský checklist. Když někdo tvrdí, že se na něčem nedomluvilo, často stačí otevřít komentář.

Projektové řízení a ukázka z Dudlu.cz (Zdroj: Freelo)

Jak strukturovat Freelo pro e-shop?

U e-shopu bych vytvořil to-do části pro SEO, PPC, SMM, UX, programátory, e-shopové novinky a společný marketingový plán. Jako samostatné projekty můžete řešit jazykové mutace a tásky využít pro jednotlivé specialisty a interní zaměstnance od zákaznické podpory po sales team.

Jedna společná část by měla sloužit pro novinky v sortimentu a e-shopu. Tam majitel nebo produktový manažer napíše: „Přidali jsme sportovní sluneční brýle, tady jsou produkty, marže, kategorie, musíme je přes léto prodat.“ Přes označení @project dostanou všichni notifikaci a týmy mohou začít pracovat.

• SEO: kategorie, blog, interní prolinkování, technické úkoly, GSC, copywriting
• PPC: kampaně, feedy, Merchant Center, rozpočty, sezónní akce.
• Sociální sítě: kreativy, publikační plán, Reels, Stories, produktové novinky.
• UX: Shoptet úpravy, doplňky, měření, programování, kódování
• Novinky e-shopu: nové produkty, sortiment, akce, dostupnost, změny cen.

Freelo: Ukázka tásků okolo seo strategie u klientů

Jak Freelo šetří peníze v marketingu?

Freelo snižuje zbytečnou práci, duplicity a zmatky. Pokud PPC specialista a Facebook specialista vyrábí kreativy (bannery), téměř pokaždé se vyrábí 2x, protože levá ruka neví co dělá pravá a vy platíte.

V projektovém nástroji se dají sdílet podklady napříč týmy. Produktové fotky, bannery, textace, USP, odkaz na kategorii, marže, cílové publikum, poznámky od majitele i schválené formulace.

Díky tomu má tým jednotnou tonalitu a vizuální komunikaci.

Největší výhoda je historie komunikace. Když odejde PPC specialista nebo SEO agentura, nový člověk se může podívat, co se řešilo dřív, jaké problémy se nevyřešily a co se vyzkoušelo.

Tohle je extrémně důležité, protože majitel e-shopu často nepředá nové agentuře kompletní historii. Ne proto, že by nechtěl. Prostě si nevzpomene. Před dvěma lety se řešil zamítnutý Google Merchant Center kvůli konkrétnímu sortimentu, předchozí agentura to vyřešila a dávala si na to pozor. Nová agentura o tom neví, pošle sortiment znovu do feedu a Merchant Center se znovu zamítne.

Historie úkolů pomáhá novému týmu neopakovat staré chyby.

🎯 PPC pro Shoptet e-shopy už od 10 000 Kč měsíčně (PPC tým: Tomáš Zahálka)

Jak evidovat přístupy a procesy?

Freelo se hodí i jako místo, kde si evidujete postupy, návody a kontrolní seznamy. Ne nutně hesla samotná, ta patří do správce hesel, ale odkazy na nástroje a informace, kde se co nastavuje.

U Dudlu jsme si postupně zapisovali procesy tak, aby nás někdo dokázal zastoupit. Jak se upravuje banner, jak probíhá postprodukce článku, kdo řeší blog, jak reagovat na problémy s objednávkou.

Dobře popsaný proces šetří čas při dovolené, nemoci, růstu týmu i výměně lidí. Pokud vám odejde člověk, který jediný věděl, jak se něco dělá, bez dokumentace vám zůstane jen vybledlá vzpomínka.

Ukázka návodu v rámci tasku postprodukce blogu Dudlu (Zdroj: Freelo)

Jaký tarif Freela zvolit pro e-shop?

Pro menší e-shop může na začátku stačit tarif Free, který je vhodný pro osobní mini projekty. Freelo ho uvádí jako bezplatný tarif se 3 aktivními projekty, vámi a 3 přizvanými uživateli a 500 MB na data.

Jakmile e-shop roste a pracuje na něm víc lidí, dává smysl Business tarif. Freelo u Business tarifu uvádí cenu 210 Kč za uživatele měsíčně a možnost platit podle počtu aktivních uživatelů. Výhoda je, že neplatíte za obrovský balík lidí, které nepotřebujete, ale přidáváte licence podle reálného využití.

Pro nové uživatele můžete použít promo kód TOMASZAHALKA15 na slevu 15 %. Aktuální ceník si vždy ověřte přímo na stránce Freelo ceníku, protože tarify a podmínky se mohou měnit.

🧠 Marketingové konzultace a audity pro Shoptet e-shopy už od 5 000 Kč (Autor: Tomáš Zahálka)

Jak zavést Freelo do e-shopového týmu?

Nejhorší zavedení projektového nástroje je styl „od zítřka všichni všechno pište sem“ bez pravidel. Lidé nebudou vědět, co kam patří, co ještě řešit e-mailem, kdo zakládá úkoly a jak rychle mají reagovat.

Doporučuji začít jednoduchou strukturou a jasnými pravidly. Co patří do Freela? Všechny úkoly, termíny, kampaně, změny sortimentu, požadavky na specialisty a důležitá rozhodnutí.

Co může zůstat v e-mailu? Faktury, smlouvy, jednorázová neformální komunikace a operativní věci.

Projektové řízení e-shopu není zbytečná administrativa, ale způsob, jak udržet marketing, obsah, techniku a externisty pod kontrolou. Jakmile na e-shopu pracuje více lidí, e-maily přestanou stačit.

Tak nezahálejte, přestaňte řídit e-shop přes e-maily a ať i vám e-shopy rostou— celý seriál zde!

Související tematické články:

• 📍 Jak nastavit přístupy pro marketingové specialisty?
• 📍 Co je KPI a jak ho nastavit pro e-shop?
• 📍 Co dělá PPC specialista?
• 📍 Jak vybrat SEO specialistu pro e-shopy?
• 📍 Co dělá copywriter?
• 📍 Co je marketingový mix?